Departementshoofd logistiek

Wij zijn op zoek naar een departementshoofd voor het Departement Logistiek. Als departementshoofd zet je jouw leiderschap en expertise in om samen met je medewerkers de logistieke uitdagingen van de organisatie aan te pakken. 

Wie zijn we? 

De 165 medewerkers van het departement Logistiek zijn de partners van onze provinciale collega's voor alle logistieke uitdagingen. Samen streven we naar slimme en creatieve oplossingen. Dat doen we kostenbewust, met expertise en focus op duurzaamheid. 

Concreet zorgen we voor duurzame, goed onderhouden en veilige gebouwen en beheren we vastgoed voor alle provinciale entiteiten. Ons departement biedt ondersteuning bij het opstellen van overheidsopdrachten, volgt de verzekeringspolissen op en biedt algemene juridische ondersteuning. Ook het actieve beheer van informatie (archief en bibliotheek) en het uitzetten van een organisatiebreed informatiebeleid behoren tot het pakket.   

In het provinciehuis (centrale administratie) staat ons departement in voor een klantvriendelijk onthaal en bewaking, zorgt voor catering en vervoersmiddelen, centrale aankoop van goederen, richt werkplekken in en onderhoudt ze, stelt vergaderzalen ter beschikking en baat het congrescentrum uit.  

Het Departement Logistiek bestaat uit drie diensten, het rechtstreeks aanspreekpunt van onze provinciale partner:  

• Dienst Architectuur en vastgoed: voor aankoop en verkoop van patrimonium, bouwen, verbouwen, infrastructuurwerken en juridisch advies.  
• Dienst Facilities and Maintenance: voor gebouwonderhoud, energiebeheer en facilitaire ondersteuning van de centrale administratie.  
• Dienst informatiebeheer en ondersteuning: voor informatie- en archiefbeheer en overheidsopdrachten.   

2023 in cijfers:

• We beheren 659 gebouwen met een bruto vloeroppervlakte van ongeveer 566 500 vierkante meter en maken gebruik van circa 19 571 400 vierkante meter terreinen.
• We bezitten 100 sociale woningen in erfpacht of verhuur.
• Onze activiteiten omvatten ongeveer 150 bouw- en infrastructuurprojecten met een omzet van €30 miljoen.
• We beheren zo'n 5 kilometer aan papieren archief, 49 000 archiefdozen en 1,4 terabyte digitaal archief.
• Ons CRM-systeem ondersteunt 626 gebruikers die 118 nieuwsbrieven hebben verzonden en 910 mailings hebben verstuurd.
• We hebben 900 adviesvragen behandeld over overheidsopdrachten, 237 over vastgoed en 368 juridische vragen afgehandeld.
• Er zijn 212 vastgoeddossiers door ons behandeld.
• In onze facilitaire helpdesk hebben we 2 392 meldingen.
• We hebben 98 303 goederen ter beschikking gesteld.
• Ongeveer 10 000 onderhoudstaken zijn uitgevoerd, waarvan circa 2 000 wettelijke taken.
• We hebben 296 evenementen gefaciliteerd in het congrescentrum.
• Drie evenementen zijn georganiseerd waarbij een selectie van ongeveer 2 500 werken uit de provinciale kunstcollectie te zien was.

Wat zal je als departementshoofd doen?  

Je ondersteunt rechtstreeks de politieke besluitvorming. Als gedreven beleidsmanager ontwikkel je in jouw departement interne beleidslijnen die kaderen binnen het ambtelijke en politieke beleid van het provinciebestuur en toetst deze ook af aan de maatschappelijke evoluties en aan de regelgeving voor de betrokken beleidsdomeinen. Je zorgt ervoor dat deze beleidslijnen bijdragen aan de missie en de visie van het provinciebestuur. 

Permanente ontwikkeling en vernieuwing drijven je, zodat het departement een uitgesproken referentiepunt blijft in het bestuur. Je slaagt erin nieuwe ideeën te vertalen naar concrete acties en begeleidt de bijhorende ‘change-trajecten' op een coachende manier. Als lid van het Management Team draag je collegiaal bij aan het verbeteren van het globale beheer en management binnen de ganse organisatie. Je draagt de strategie en standpunten van het Management Team mee uit binnen jouw departement.  

Meer concreet: 

• Vorm je de brug tussen politiek en administratie. Je zorgt voor een goede verstandhouding en samenwerking met de verantwoordelijke gedeputeerde(n). 
• Ben je verantwoordelijk voor het jaarlijks opstellen van een concreet beleidsplan met acties die de visie helpen realiseren. Je evalueert hiervan ook de uitvoering. Je stuurt op basis hiervan de werking van je departement aan en zet aldus dit beleid om in concrete doelstellingen. 
• Streef je ernaar om collega's en medewerkers ten alle tijden in staat te stellen zichzelf te zijn en zelf verantwoordelijkheid op te nemen (autonomie), authentieke relaties met anderen op te bouwen (verbondenheid) en zichzelf te ontplooien (competentie). 
• Evalueer je de interne werking permanent en stuur je de interne processen/procedures bij waar nodig. 
• Zorg je voor een correcte begroting en budgetbeheersing. Je tekent financiële processen op een sluitende wijze uit.
• Zorg je voor een goede opvolging en uitvoering van de beheers- en samenwerkingsovereenkomsten met de verschillende verzelfstandigde entiteiten.  

Ben jij onze geschikte kandidaat?  

• Je beschikt minstens over een masterdiploma of daarmee gelijkgesteld.  
• Je beschikt over minstens 8 jaar relevante beroepservaring.  
• Je hebt kennis van de belangrijkste expertisedomeinen binnen het departement. 
• Je bent een geboren people manager en beheerst verschillende managementcompetenties.

Daarnaast vink je ook volgende zaken af, of heb je het potentieel en de goesting om hier snel in te groeien:  

• Je brengt een eigen beleid naar voren dat de entiteit/organisatie op lange termijn be nvloedt; je zet concrete en gerichte acties op om onze doelstellingen te bereiken en je streeft hierbij altijd naar kwaliteit en efficiëntiewinst.  
• Je overtuigt door inhoud en aanpak. Je gebruikt hiervoor aangepaste be nvloedingsstrategieën.  
• Je bouwt doelgericht een invloedrijk, professioneel netwerk uit over de grenzen van het eigen departement (allianties, coalities, …). Daarnaast creëer je gedragen samenwerkingsverbanden binnen en buiten jouw departement.  
• Je houdt rekening met de beleidskeuzes binnen een organisatie en onderkent de invloed en gevolgen van de eigen beslissing op andere entiteiten binnen de organisatie. 
• Je bent in staat om knopen door te hakken onder druk, ook als niet alle informatie voorhanden is of de gevolgen van een beslissing niet volledig duidelijk zijn. 
• Je geeft richting zowel via processen en structuren, maar ook door het uitdragen van een duidelijk en inspirerend beleid; daarnaast betrek en begeleid je je medewerkers bij veranderingen. Je weet waar de sterke kanten van de medewerkers liggen en durft daar op te vertrouwen. 
• Je maakt eenvoudige analyses van complexe dossiers.  
• Je denkt flexibel en creatief, en blijft in situaties van grote druk en weerstand zoeken naar een aangepaste stijl en aanpak.  

Wat bieden wij jou?  

Je salaris voldoet aan de vooropgestelde barema's van deze functie. Dat wil zeggen dat je start op salarisschaal A10a en jouw brutoloon zich bevindt tussen € 6.323,69 - € 8.984,06.  

Bekijk onze loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto en netto maandsalaris. 

Werken bij de provincie biedt ook heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering voor jou én je gezin, glijdende werktijden (6u – 22u), 2de pensioen pijler, aanvullende ziekteverzekering, mogelijkheid tot telewerken, 36 jaarlijkse vakantiedagen, mogelijkheid tot fietslease, een laptop en smartphone + abonnement. Verder schotelen we jou ook maaltijdcheques voor twv €8/dag en krijg je een bedrijfswagen of beschik je over een mobiliteitsbudget. Lees meer over extralegale voordelen.  

Enthousiast? Samen doorlopen we volgende selectiestappen:  

• Solliciteer ten laatste 28 april 2024. Overtuig ons met een krachtige motivatiebrief en cv waarom deze job jou op het lijf geschreven is. 
• Cv-screening: we screenen alle binnengekomen kandidaturen op basis van relevante ervaring en persoonlijke motivatie.  
• Thuisopdracht: ben je bij de geselecteerde kandidaten, dan ontvang je op 30 april 2024 een thuisopdracht.  
• Presentatie thuisopdracht gevolgd door een competentiegericht interview: vindt plaats op 22 mei 2024 in het provinciehuis. Je hoort in dezelfde week of je al dan niet geselecteerd werd om deel te nemen aan het assessmentcenter.  
• Assessmentcenter: eind mei/begin juni 2024, een ganse dag.  
• Eindselectie: de selectiejury legt jouw resultaat uit de vorige stappen samen en kiest de laureaat voor deze procedure. 

Meer informatie over deze onderdelen kan je hier lezen. 

Praktisch 

• We bieden je een voltijdse contractuele functie met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aan. 
• Je zal werken in het prachtige provinciehuis in Antwerpen.  
• Voor meer info over de inhoud van de functie kan je terecht bij Maarten Puls, provinciegriffier (03 240 58 37 of maarten.puls@provincieantwerpen.be). 
• Voor meer info over de selectieprocedure, de verloning en de extralegale voordelen kan je terecht bij Stien Vantomme, consulent werving & selectie (03 240 64 22 of stien.vantomme@provincieantwerpen.be). 

SOLLICITEREN