Functie

Het departement biologie – onderzoeksgroep GEOBIOLOGIE van de Universiteit Antwerpen zoekt een deeltijdse (50%) dossierbeheerder-expert : secretariaatsmedewerker.

Functie

De functie omvat onder andere volgende opdrachten:

• Je organiseert activiteiten binnen de onderzoeksgroep Geobiologie waarbij je instaat voor de voorbereiding, opvolging en uitvoering van administratieve en logistieke taken zoals beheren en opvolgen van bestellingen, personeelsinformatie, congresorganisatie,
• Je verzamelt en beheert data en informatie: zoals bijvoorbeeld het updaten van budgetten en personeelscontracten.
• Je verstrekt correcte informatie aan collega’s, klanten en opdrachtgevers op mondelinge, schriftelijke of elektronische wijze: bijvoorbeeld het behandelen van administratieve vragen, contacten met centrale diensten, contacten met leveranciers, rapporteringen met betrekking tot financierende instanties.
• Je staat mee in voor de analyse, evaluatie en ondersteuning van het beleid en/of beleidsvoering vanuit jouw specifieke deskundigheid : bijvoorbeeld overleg met financiële dienst, organiseren en bijwonen van vergaderingen, op peil houden van eigen vakkennis,…
• Je coördineert de werkzaamheden van meerdere toegewezen medewerkers, in overleg met de leidinggevende(n).

Bij het realiseren van de doelstellingen hou je rekening met de voorziene instructies en de regelgeving.

Jouw profiel

• Je bezit een diploma van professionele/academische bachelor of gelijkwaardige competenties door ervaring.
• Je hebt een aantal jaren relevante ervaring in secretariaatswerk.
• Boekhoudkundige kennis is een pluspunt
• Je kan vlot overweg met Microsoft365.
• Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands, Engels, Frans.
• Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.
• Je kan goed plannen en organiseren

• Professionele dossiers, verslagen van vergaderingen, ... coderen en archiveren
• Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
  Documenten doorsturen en klasseren
• Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren
  Boodschappen noteren en afspraken vastleggen
• Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
  E-mails behandelen
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)

Aanbod

• We bieden je een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur: 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging.
• Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 5.1-7.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 5) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage.
• Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding ,een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen, en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken.
• Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je werkt grotendeels op Campus 3 eiken, in een dynamische en stimulerende werkomgeving.
• Meer info op onze website.

Solliciteren

Mirte Verhaert
0472 57 56 81
mirte.verhaert@uantwerpen.be