Functie

Heb je je ooit al eens afgevraagd hoe de Vlaamse overheid erin slaagt om zo veel gegevens bij te houden en dossiers te behandelen in de verschillende justitiehuizen, het Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht (VCET) en de Veilige Huizen? Daar spelen onze administratief medewerkers een grote en centrale rol in!

We zoeken enthousiaste medewerkers die de huidige teams willen versterken. Ben je thuis in de wereld van administratie? Bevind jij jezelf graag tussen de mensen? Weet jij discreet om te gaan met informatie en respecteer je de privacy? Ben je flexibel ingesteld en bovendien ook een echt organisatietalent? Lees dan snel verder! Als administratief medewerker voor het Veilig Huis (onderdeel van het Vlaams Agentschap Justitie en Handhaving) sta je voor een brede waaier aan uitdagingen. Je bent een administratieve duizendpoot met een flinke portie aan klantgerichtheid, ongeacht of deze klant nu intern of extern is.

Taken kunnen onder andere de volgende zijn:

• Het beantwoorden van telefonische oproepen en deze correct doorverwijzen of het rechtstreeks doorgeven van info aan klanten;
• Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen;
• Organiseren en verzorgen van een fysiek en digitaal klassement;
• Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk;
• Voorbereiden, opstellen en nakijken van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, prestaties, …);
• Het uitvoeren van allerhande ondersteunende taken (personeel, logistiek, ICT, …). Je zal je kunnen inwerken in een bepaalde thematiek om zo meer expertise te kunnen vergaren .

Naast deze administratieve taken bied je ondersteuning bij de werking van de intersectorale overlegtafels waar individuele casussen worden besproken. Je staat in voor het opmaken van verslagen en registratie van cliëntgegevens in een specifieke ICT-applicatie. Daarnaast sta je mee in voor het onthaal en de praktische organisatie binnen het Veilig Huis.

Het Veilig Huis is georganiseerd op niveau van de provincie. Op dit moment zoeken we in de eerste plaats invulling van onze vacature in onze vestiging in Oostende.

Jouw profiel

• Je hebt een diploma secundair onderwijs.
• Relevante werkervaring is een pluspunt.
• Je kan een bewijs van goed gedrag en zeden voorleggen.

• Kopieerwerk verrichten
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Documenten coderen, klasseren en archiveren

Aanbod

• Je wordt aangeworven in contractueel dienstverband voor één jaar in de graad van medewerker met bijhorende salarisschaal C111. Op https://www.vlaanderen.be/werken-voor-vlaanderen/salarissimulator (opent in nieuw venster) kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
• We bieden je, naast een maatschappelijk relevante job en een aantrekkelijk salaris, ook maaltijdcheques. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever.
• Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met je privésituatie. Je krijgt 35 dagen vakantie per jaar.
• Tijdens de schoolvakanties kun je voor kinderen tussen 3 en 14 jaar gebruikmaken van opvang in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Gent en Brugge).

Solliciteren

Patrick Delanoeye
0490 66 00 71
patrick.delanoeye@vlaanderen.be