Functie

Voor een innovatief bedrijf actief in ontwerp van hoogtechnologische machines voor de industrie in regio Eeklo , gaan we op zoek naar een administratief medewerker .

Je takenpakket in een notendop;

• Onthaal : Je staat in voor telefonie en e-mails en fungeert als eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en bezoekers.
• Aankoop : Je volgt aankopen op bereidt de facturatie voor door een digitaal boekingsvoorstel te verzenden.
• Verkoop : Je volgt verkoop op en zorgt voor de voorbereiding van verkoopfacturen.
• Personeel : Je bent verantwoordelijk voor urenregistratie van het personeel.
• All-round administratieve taken.
  

Jouw profiel

Pas jij in het volgende plaatje?

• Je hebt een bachelorsdiploma binnen bedrijfsmanagement of gerelateerd vakgebied of hebt gelijkwaardige ervaring door relevante werkperiode.
• Je bent in staat om meerdere taken gelijktijdig te beheren en prioriteiten te stellen.
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels.
• Je hebt een goede kennis MS Office.
• Je bent flexibel, kan snel schakelen bij onverwachte situaties en bent een echte teamspeler.
  

• Technische documenten afdrukken (plannen, maquettes, technische fiches, ...)
• Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
  Documenten doorsturen en klasseren
• Documentatie zoeken, doorsturen of beheren
• De verkoop beheren: E-commerce
• Administratieve procedures voor de behandeling van orders vastleggen
  Controleren of de administratieve procedures toegepast worden
• De verzending van bestellingen organiseren
  Klanten informeren over de beschikbaarheid van de producten
• De voortgang van de productie opvolgen
  Corrigerende acties voorstellen
• Aanbestedingen of lastenboeken voor leveranciers of dienstverleners opstellen
• Acties uitvoeren ter ondersteuning van het personeelsbeheer (aanwerving, opleiding, ...)
• De planning voor de behandeling van de orders opstellen
  Een productieorder creëren of doorgeven aan de betreffende dienst
• De activiteit van de dienst coördineren
  Instrumenten voor opvolging analyseren en verbeteringen voorstellen
• De verkoop beheren: Export
• Met de klant onderhandelen over de voorwaarden van de verkoopovereenkomst
• Klantenrekeningen administratief opvolgen (tegoeden, voorschotten, uitstaande bedragen, ...)
  Toezicht houden op het beheer van de portefeuilles (financieringsdossiers, solvabiliteit, ...)
• Specifieke dossiers behandelen of ze aan de betreffende dienst overmaken (geschillen, ...)
• Klanten en opdrachtgevers informeren over de vordering van hun dossier en verslagen, vorderingsstaten, tijdspaden, ... doorsturen
• Tools voor de opvolging van de activiteiten uitwerken en actualiseren aan de hand van situatieoverzichten, tijdspaden, ...
• Deelnemen aan werfbezoeken en de vordering van de werken vaststellen
• Een methode of een kwaliteitsactieplan toelichten en uitvoeren (correcties, verbetering, gelijkvormig maken, ...)
• Het strategisch beleid van een organisatie bepalen of helpen bepalen (investeringen, uitrustingen, specialisatie, ...)
• Een ingenieur assisteren bij zijn laboratoriumwerk voor de voorbereiding van materiaal en resultaatsmeting
• Vergaderingen van de projectgroep organiseren
  Verslagen opstellen
• Verkoopcontracten controleren of registreren
  De klant informeren over de status van de bestelling
• Bestellingen, stocks, terugzending van producten beheren en opvolgen
• De boekhoudkundige en budgettaire opvolging van de entiteit garanderen
  Facturatieverrichtingen uitvoeren
  Fondsen deblokkeren
  Financiers aanmanen
  Boekingen ingeven
• De verkoop beheren: Postorderverkoop
• Dossiers voor het inschrijven op een aanbesteding samenstellen, indienen en opvolgen
• De personeelsleden bewustmaken van en opleiding geven over de benadering van kwaliteit
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Meewerken aan de lancering van aanbestedingen (opstelling, uitgifte van officiële bekendmakingen, ...) en aan de opvolging van de kandidaturen
• Bijdragen tot de opstelling van de productieplanning volgens de informatie die bij de klanten en de interne diensten verzameld werd

Aanbod

Wat bieden zij jou?

• Een voltijds job in een gezond bedrijf met de slagkracht van een grote onderneming en de dynamiek van een KMO.
• Je komt terecht in een innovatieve en technisch zeer uitdagende firma met een internationaal cliënteel.
• In deze uitdagende job met ruimte voor eigen inbreng en opleiding, krijg je de kans om veel te leren en jezelf te ontplooien.
• Dit met oog op groeimogelijkheden op basis van interesses en capaciteiten.

Solliciteren

Nina Mestdagh
09 269 68 03
office.bamt@forumjobs.be