Administratief deskundige educatieve masters

Ben jij onze nieuwe collega die graag de tanden zet in administratie en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo'n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

Als administratief deskundige kom je terecht in het team van de Educatieve Masters van het Multidisciplinair Instituut Lerarenopleiding (MILO) en sta je in voor de coördinatie en uitvoering van de administratieve taken in verband met de educatieve master op de campus Anderlecht. Je treedt op als lokaal aanspreekpunt voor zowel studenten als personeel en bewaakt de vlotte werking van het departement op de campus Anderlecht. Daarnaast maak je ook deel uit van het bredere administratieve team van het MILO waar je ondersteuning biedt aan een beperkt aantal processen.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan Tim Duerinck (algemeen coördinator van MILO) en werk je nauw samen met Wim Keyaerts (campuscoördinator Etterbeek)

Een greep uit je takenpakket:

• Informatieverstrekking;
  • Verstrekken van informatie met betrekking tot het opleidingsaanbod, instroom- en doorstroomtrajecten, uurroosters, modaliteiten van flexibilisering en vrijstellingen, studentenvoorzieningen, inschrijvingsmodaliteiten, inschrijvingsgelden, toelatingsvoorwaarden, etc. zowel mondeling als schriftelijk.
  • Verstrekken van informatie met betrekking tot de organisatie van het onderwijs: lesroosters, deadlines, examens, deliberatiemomenten, etc.
  • Up-to-date houden van de website met studenteninformatie.
• Studentenadministratie;
  • Administratief opvolgen van studenten die een traject wensen aan te vatten of die een studietraject reeds hebben aangevat.
  • Inschrijven van studenten in het studentenadministratiesysteem/studenten begeleiden met aanmelden/inschrijven voor de educatieve master
  • Inschrijvingen administratief opvolgen en aanpassen indien nodig
• Onderwijsadministratie ;
  • Opmaak les- en examenroosters en opvolgen reservatie leslokalen
  • Afspraken maken met het Centrum voor volwassenenonderwijs en de Erasmushogeschool Brussel met betrekking tot de organisatie van het onderwijs
  • Ondersteuning bieden bij de organisatie van infodagen en evenementen
  • Administratief opvolgen van de puntenadministratie
  • Administratieve voorbereiding en ondersteuning van deliberaties en examencommissies
• Beleidsvoorbereidende of ondersteunende werkzaamheden:
  • Rapportering met betrekking tot studentgebonden aangelegenheden (bv. opmaak overzichten ingeschreven studenten)
  • Opmaken van personeelsdossiers en uitvoering personeelsbeslissingen.

Voor deze functie zal campus Anderlecht je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk of campus Etterbeek. Je wordt verwacht aanwezig te zijn op de lesavonden van de educatieve master in Anderlecht.

Wat verwachten wij van jou?

• We zoeken iemand met een bachelor diploma of graduaatsdiploma (of gelijkwaardig door ervaring).
• Bij voorkeur heb je ervaring in een gelijkaardige functie in het onderwijs.
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands;
• Je kan goed overweg met software en met de courante toepassingen in Office365;
• Je hebt bij voorkeur kennis van de structuur van het hoger en/of secundair onderwijs;
• Ervaring met inschrijvingsprocessen aan een onderwijsinstelling is een plus die je zeker mag vermelden;
• Je neemt graag initiatief en verantwoordelijkheid, je bent stressbestendig en je bent in staat om zowel autonoom als in teamverband te werken;
• Je bent proactief, discreet, en sociaalvaardig. Je handelt op integere, objectieve, klantgerichte, en transparante wijze;
• Je staat erom bekend om nauwkeurig en resultaatgericht te zijn; je neemt concrete en gerichte acties om je doelstellingen te behalen;
• Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken en administratieve processen;
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening.
• Avondwerk (minstens 1 avond per week, 3 à 4 keer per semester werk je 2 avonden) en occasionee werken op zaterdag (2 keer per semester) schrikt jou niet af.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

Word jij onze nieuwe collega? 

Dan bieden we je een deeltijds contract (50%) van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5 of graad 6.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken ;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen; 
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen; 
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

Ge nteresseerd?

Spreekt deze job je aan?

Stel je dan kandidaat ten laatste op 12/06/2024 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma.

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 17/06/2024 en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 26/06/2024 in de namiddag en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen).

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer Tim Duerinck via tim.duerinck@vub.be.

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer Sarah Inghelbrecht via sarah.sigrid.inghelbrecht@vub.be of 0475 80 23 93.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega's.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

SOLLICITEREN