Functie

Als Office Manager bij Bureau De Fonseca ben je de rechterhand van de zaakvoerder en administratief aanspreekpunt voor het kantoor.
Je bent in deze functie verantwoordelijk voor :

• Het organiseren en faciliteren van de vlotte werking van het kantoor
• Financiële administratie : inhoudelijk bijhouden van verrekeningen per project, facturatievoorstellen bespreken met de klanten, de facturen opmaken, betalingen bijhouden en zo nodig herinneringen versturen
• Het bijhouden van binnenkomende project-bestellingen en zorgen voor een gestroomlijnde, overzichtelijke planning en administratie
• De opmaak van eenvoudige en standaard offertes
• Technisch-administratieve documenten opstellen voor wedstrijden
• Data beheer in het centraal ERP pakket
• Het beheer van het kantoor en de benodigdheden
• De opmaak van presentatiefiches van referentieprojecten

Bureau De Fonseca is een groeiend studiebureau akoestiek. Onze missie is om lawaai en geluidshinder in onze leefomgeving te bestrijden en zo bij te dragen aan een wereld met meer rust en stilte.
Ze staan bekend om hun persoonlijke aanpak, nauwkeurig budget, stipte opvolging en pragmatische flexibiliteit. Met 12 ingenieurs zijn zij het grootste team van akoestische specialisten in België.

Studibo verenigt de zes studiebureaus Concreet, Feys, Raco, Stabico, Keurdesk en Bureau De Fonseca, stuk voor stuk succesvolle, multidisciplinaire spelers die erom bekend staan een hoge kwaliteitsgraad af te leveren. Bureau De Fonseca is één van de puzzelstukken die het grotere geheel compleet maakt. Samen zijn we dan ook vastberaden om uit te groeien tot een toonaangevende groep.

Jouw profiel

Het ideale profiel voor de functie van Office Manager bij Bureau De Fonseca omvat:

• Als de spil van het kantoor ben je sterk in coördineren
• Je bent klantgericht en behandelt informatie discreet
• Je bent analytisch ingesteld en werkt nauwgezet en proactief om deadlines te respecteren
• Je kunt hoofdzaken van bijzaken onderscheiden en durft daarin ook beslissingen nemen in het belang van het bedrijf, de klanten en de collega's
• Je bent volledig vertrouwd met Microsoft Office
• Je maakt graag een heldere planning en ziet toe op een strikte naleving ervan
• Goede communicatievaardigheden zijn essentieel
• De voertaal op kantoor is Nederlands maar daarnaast is een goede kennis van het Frans (schriftelijk en mondeling) belangrijk

• De begroting van de organisatie opstellen, voorleggen aan de leidinggevende instanties en aanpassingen uitvoeren
• Toezicht houden op en coördineren van de werking van de diensten, de juridische advisering inzake geschillen en financiële constructies
• Toezicht houden op en coördineren van de beheerscontrole en de interne audit (evaluatie van de financiële risico's, validatie van fiscale keuzes, ...)
• De evolutie van de financiële resultaten van de organisatie opvolgen
  Het financieringsplan opstellen
• Procedures voor het administratieve en financiële beheer, indicatoren voor de opvolging van de activiteit en rapportering aan de directie, bepalen en opstarten
• Toezicht houden op het beheer van de liquiditeiten
  Aanbevelingen aan leidinggevenden doen over de toekenning van financiële middelen

Aanbod

In zee gaan met Bureau De Fonseca biedt jou:

• Een warme en collegiale sfeer. Je wordt verwelkomd in een warme, collegiale sfeer met een persoonlijke aanpak. Er is een sterke onderlinge connectie en motivatie binnen het team
• Duurzaamheid als motivatie. Bij Bureau De Fonseca staat duurzaamheid centraal in hun werk. Door hinder te vermijden uit respect voor de omgeving en het welzijn te bevorderen door akoestisch comfort binnen gebouwen, bouw je mee aan duurzame leefomgevingen
• Persoonlijke ontwikkeling en welzijn. Dankzij onze ervaren experts kun je je carrière beginnen of voortzetten bij een jong en gepassioneerd team. We hechten waarde aan gedrevenheid, leergierigheid en respect als kernprincipes op de werkvloer, in een modern en groen kantoor. Dit geeft je de kans om specialist te worden in een ongelooflijk boeiend vakgebied: de akoestiek
• Een werkgever die Het Nieuwe Werken omarmt. Je werkt op ons kantoor in Grimbergen, omringd door een prachtig groene omgeving waarin jij als mens centraal staat. Deeltijds thuiswerken en inplannen van jouw eigen agenda bespaart je veel fileleed
• Voldoening door variatie. Bij Bureau De Fonseca krijg je de kans om aan de slag te gaan met verschillende soorten projecten en samen te werken met diverse projectteams. Dit zorgt voor variatie in je werk, wat elke dag een nieuwe uitdaging en nieuwe inzichten biedt
• Voortdurend bijleren. Zowel op niveau van Bureau De Fonseca als op groepsniveau bij Studibo zijn opleidingen voorzien voor elke functie. De Studibo Academy staat gekend als een heel gevarieerd en leerrijk programma voor alle medewerkers binnen de groep
• Competitief salarispakket. Bij Bureau De Fonseca is het vanzelfsprekend dat je direct een vast contract krijgt

Solliciteren

Wenke Dehoorne
092785001
wenke@idrecruitment.be