Functie

Het Team Diversiteit en Inclusie, dat deel uitmaakt van het Departement Universiteit & Samenleving binnen de Universiteit Antwerpen, zoekt een Support Officer diversiteit om mee verder te bouwen aan een inclusieve Universiteit Antwerpen.

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20.000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.

Functie

Als administratief en communicatie medewerker van het team Diversiteit en Inclusie ben je verantwoordelijk voor de administratieve, logistieke en communicatieve ondersteuning van het team Diversiteit en Inclusie van UAntwerpen. Daarnaast ben je in het bijzonder medeverantwoordelijk voor het Tutoraatproject. De functie omvat onder andere volgende opdrachten:

Administratieve taken

Voorbeeldtaken:

• Ondersteuning van grotere projecten binnen het team diversiteit en inclusie zoals UAmbassadeurs, opleidingen, …. en in het bijzonder het Tutoraat. Je onderhoudt een nauw contact met de betrokken actoren, je organiseert mee de vormingen, bent verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning en voert de betalingen van vrijwilligers uit.
• Je ondersteunt de collega’s en creëert structuur in de administratieve processen: aankopen, reisplanning, financiën, catering, zaalreservatie …
• Verslagneming van enkele teambrede overleggen zoals de stuurgroep diversiteit en inclusie, het interfacultair overleg diversiteit …

Logistieke taken

Voorbeeldtaken:

• Praktische ondersteuning bij de dagelijkse werking van het departement Universiteit & Samenleving.
• Je ondersteunt en geeft structuur aan de administratieve en materiele on-boarding van nieuwe collega’s en stagiaires.
• Praktische ondersteuning bij de organisatie van grotere evenementen of activiteiten zoals het opvolgen van de promotie, de communicatie naar de deelnemers, materiaal en catering.

Communicatieve ondersteuning

Voorbeeldtaken:

• Mee uitwerken en onderhouden van de communicatiekanalen van team Diversiteit en Inclusie. Zowel naar studenten, personeel als externen via de diverse kanalen (website, pintra, studentenportaal, nieuwsbrief …)
• Je bent het permanent aanspreekpunt zowel intern als extern en garandeert hierbij een klantgerichte opvang en goede doorstroming van informatie. vb.: beheer mailbox diversiteit@uantwerpen.be

Jouw profiel

• Je hebt affiniteit en interesse in diversiteit en inclusie.
• Je werkt vlot met Microsoft 365 en bent snel vertrouwd met andere (financiële, online …) IT toepassingen specifiek aan de universiteit.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel het Nederlands als het Engels.
• Je kan goed plannen en organiseren.
• Je hebt oog voor details, maar verliest ook het overzicht niet.
• Je bent een initiatiefnemer en kan zowel zelfstandig als in team werken.
• Je kan proactief op zoek gaan naar bestaande noden en oplossingsgericht werken.
• Je bezit een diploma van professionele bachelor of gelijkwaardige competenties door ervaring.
• Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk en kunt werken op een inclusieve manier in een diverse context.

• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren

Aanbod

• We bieden je een voltijdse arbeidsovereenkomst (eventueel 80%) van onbepaalde duur.
• Je ontvangt een bruto maandwedde als secretaris binnen de gradenvork 4.1-6.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 4) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage.
• Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding, een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen, en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken inclusief thuiswerken.
• Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen 25 december en 1 januari.
• Je werkt grotendeels op Campus Middelheim, in een dynamische en stimulerende werkomgeving en team.
• Lees via de link onderaan meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.

Solliciteren

Ellen Huijer
03 265 31 45
ellen.huijer@uantwerpen.be