Functie

1. In de hoedanigheid van administratief medewerker de administratieve taken van de dienst volgens de geldende regels uitvoeren teneinde de doelstellingen van de dienst te helpen verwezenlijken.

• Faxberichten en brieven kopiëren, faxen en verzenden
• De briefwisseling behandelen
• Standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven opmaken voor de dienst
• Tabellen opstellen
• Administratieve bijstand verlenen aan de magistra(a)t(en)

2. Als gegevensimporteur de gegevens in elektronische bestanden coderen en importeren teneinde de latere exploitatie van de gegevens te vergemakkelijken.

• De gegevens interpreteren en coderen
• De lijsten van ingevoerde gegevens afdrukken
• De ingevoerde gegevens nakijken
• De gegevensbank bijwerken

3. Als probleembeheerder eenvoudige of routineuze problemen of geschillen snel en efficiënt behandelen teneinde de collega of de rechtzoekende een doeltreffende oplossing aan te reiken.

• Het probleem of de klacht ontvangen en de aard ervan onderzoeken
• Bijkomende informatie verzamelen: de betrokkenen contacteren, de situatie en/of de motieven analyseren
• Een advies uitwerken of een oplossing voorstellen aan de hiërarchische overste

4. Als documentenbeheerder ervoor zorgen dat de documenten van de dienst juist verwerkt en geklasseerd worden teneinde de missies van de dienst te helpen verwezenlijken.

• De gegevens met betrekking tot deze documenten coderen
• De documenten nauwgezet verwerken
• Instaan voor het klassement en de archivering

5. Als aanspreekpunt , binnen het kader van wat wettelijk is toegelaten, beantwoorden van vragen van rechtsonderhorigen, advocaten, politie, maatschappelijke diensten, enz. teneinde gefundeerde en rechtsgeldige informatie te verschaffen.

• beantwoorden van vragen die ondermeer worden gesteld per brief, per telefoon, per email, aan het loket (eerste of tweede lijn)
• het stelselmatig op puntstellen van de eigen documentatie zodat op een accurate manier informatie kan worden gegeven
• de problemen voorleggen die opgemerkt werden tijdens contacten met rechtzoekenden en partners
• een hechte samenwerking uitbouwen met magistraten, juristen en de andere administratieve diensten

6. Als kennisbeheerder ontwikkelen en op peil houden van de eigen expertise teneinde het eigen functioneren te optimaliseren.

• de laatste ontwikkelingen van de dienst bestuderen met het oog op implementatie hiervan in de (sub)afdeling
• interne en externe opleidingen volgen in pertinente domeinen
• zijn kennis delen met de collega’s
• meewerken aan de redactie van een vademecum

Jouw profiel

Gedragsgerichte competenties

Zoeken, verwerken en correct weergeven van grote hoeveelheden gegevens binnen de beschikbare termijn.

• Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.
• Structureren van het eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelheid aan verschillende taken op een systematische manier uit te voeren.
• Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing.
• Tonen, overbrengen en delen van kennis, inzichten en werkwijzen.
• Anderen begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.
• Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden.
• Respect tonen voor anderen, hun ideeën en meningen, aanvaarden van procedures en instructies.
• Een flexibele houding aannemen ten aanzien van en inspelen op veranderende omstandigheden en diverse situaties.
• Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden.
• Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven, hoge kwaliteit na te streven en door te blijven doorzetten, ook bij tegenwerking.
• Resultaatgericht reageren op stress, de eigen emoties controleren en constructief omgaan met kritiek.
• De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
• Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Pluspunten

• Kennis Office pakketten

Opgelet: Graag willen wij jou erop wijzen dat een indiensttreding uitgesloten is wanneer uit jouw strafregister blijkt dat je een correctionele of criminele veroordeling al dan niet met uitstel heeft opgelopen waarvoor nog geen eerherstel werd verkregen.

Diploma

• Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan, getuigschrift van hoger secundair onderwijs of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs, diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden.
• Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.

• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren

Aanbod

Op basis van deze selectieprocedure wordt er eveneens een werfreserve aangelegd voor contracten van bepaalde en onbepaalde duur.

Je wordt aangeworven als assistent (niveau C) op basis van een contract van bepaalde duur. (verlengbaar) Weddenschaal C1 (minimum 14.274€ - maximum 20.067€) bruto jaarsalaris volgens anciënniteit, niet geïndexeerd ). Index vanaf 01/12/2023 is 2,0399.

Via Fedweb kan je een loonsimulator consulteren die een inschatting geeft van jouw bruto- en nettoloon: https://bosa.belgium.be/nl/salarissimulator

Voordelen

• Mogelijkheid tot telewerk na een inwerkingsperiode
• Uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• Voordelige hospitalisatieverzekering
• Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• Allerlei sociale voordelen (zoals o.a. telewerkvergoeding)
• Mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• Gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• Mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• Glijdende werkuren in een 38-uren week
• 26 dagen verlof per jaar + reglementaire feestdagen en eventuele brugdagen
• Verschillende voordelen met de Fed+ kaart

Solliciteren

Eva De Meyer
Eva.DeMeyer@just.fgov.be