Functie

1. Als administratief en juridisch dossierbeheerder , gespecialiseerd in één of meerdere domeinen, onder verantwoordelijkheid en onder supervisie van de griffier/secretaris, meewerken aan de behandeling van gerechtelijke dossiers - in meer of mindere mate naargelang de complexiteit ervan - in één of meerdere fases van de procedure teneinde bij te dragen tot een kwalitatieve en kwantitatieve optimalisering van de behandeling van de gerechtelijke dossiers van zijn (sub)afdeling.

Mogelijke taken:

• De dossiers analyseren op basis van de geldende richtlijnen
• Conclusies formuleren over de oriëntatie of de te geven gevolgen en ze voorleggen aan de bevoegde persoon
• Opmaak van gestandaardiseerde documenten verbonden aan het dossier
• De eenvoudige en/of routineuze problemen en geschillen verbonden met het administratief beheer van de dossiers snel en efficiënt behandelen
• De dossiers controleren en klasseren
• De gegevens identificeren, inputten en controleren
• De gegevens importeren en ze in de meest geschikte vorm presenteren

2. Als aanspreekpunt , binnen het kader van wat wettelijk is toegelaten, beantwoorden van vragen van rechtsonderhorigen, advocaten, politie, maatschappelijke diensten, enz. teneinde gefundeerde en rechtsgeldige informatie te verschaffen.

Mogelijke taken:

• beantwoorden van vragen die onder meer worden gesteld per brief, per telefoon, per email, aan het loket (eerste of tweede lijn)
• het stelselmatig op puntstellen van de eigen documentatie zodat op een accurate manier informatie kan worden gegeven
• de problemen voorleggen die opgemerkt werden tijdens contacten met rechtzoekenden en partners
• een hechte samenwerking uitbouwen met magistraten, juristen en de andere administratieve diensten

3. Als actor voor één of meerdere ondersteunende processen , instaan voor hun kwaliteit teneinde bij te dragen tot de realisering van de operationele doelstellingen van (een afdeling van) de griffie/het secretariaat.

Mogelijke taken:

• Kopiëren, versturen van faxen en brieven
• De briefwisseling afhandelen
• Opmaken van brieven of gestandaardiseerde documenten en gepersonaliseerde brieven voor de dienst
• Tabellen opmaken
• Administratieve bijstand verlenen aan de magistra(a)t(en)
• Waken over een juiste behandeling en klassering van documenten van de dienst

4. Als peter tijdelijk ondersteunen en begeleiden van minder ervaren collega’s teneinde bij te dragen tot hun optimaal functioneren.

Mogelijke taken:

• ter beschikking stellen van relevante documentatie
• beantwoorden van vragen
• samenwerken met de collega’s opdat allen ervaring verwerven op alle vereiste domeinen

5. Als kennisbeheerder ontwikkelen en op peil houden van de eigen expertise teneinde het eigen functioneren te optimaliseren.

Mogelijke taken:

• bestuderen van nieuwe ontwikkelingen van de dienst met het oog op de implementatie ervan in zijn (sub)afdeling
• volgen van pertinente interne en externe opleidingen
• kennis delen met de collega’s
• meewerken aan de opmaak van vademecums

Jouw profiel

Diploma

• Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan, getuigschrift van hoger secundair onderwijs of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs, diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden.
• Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.

Gedragsgerichte competenties :

• Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
• Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing.

Technische competenties:

• Je beschikt over goede mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Je beschikt over voldoende motivatie, interesse en voeling met de Ondernemingsrechtbank.

Ervaring

Ervaring is zeker geen vereiste maar eerder een pluspunt. De motivatie om voor ons en met ons te willen werken, is het belangrijkste!

Opgelet: Graag willen wij jou erop wijzen dat een indiensttreding uitgesloten is wanneer uit jouw strafregister blijkt dat je een correctionele of criminele veroordeling al dan niet met uitstel heeft opgelopen waarvoor nog geen eerherstel werd verkregen.

• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Kopieerwerk verrichten
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren

Aanbod

Er zijn 5 vacante plaatsen ( contract van bepaalde duur tot en met 31/12/2024) bij de Ondernemingsrechtbank Antwerpen, afdeling Antwerpen, Bolivarplaats 20 bus 7, 2000 Antwerpen.

Op basis van deze selectieprocedure wordt er eveneens een werfreserve aangelegd voor contracten van bepaalde duur.

Je wordt aangeworven als assistent (niveau C) op basis van een contract van bepaalde duur (van 01/07/2024 tot 31/12/2024 – eventueel verlengbaar). Weddenschaal C1 (minimum 14.274€ - maximum 20.067€) bruto jaarsalaris volgens anciënniteit, niet geïndexeerd ). Index vanaf 01/12/2023 is 2,0399.

Via Fedweb kan je een loonsimulator consulteren die een inschatting geeft van jouw bruto- en nettoloon: https://bosa.belgium.be/nl/salarissimulator.

Voordelen

• Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• Mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• Gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• Gunstige arbeidstijds- en verlofregeling
• Inspirerende en uitdagende werkomgeving met gemotiveerde collega’s

Solliciteren

Hilde Van Meensel
03/257.84.31
orb.antwerpen.secr.hoofdgr@just.fgov.be