Functieomschrijving

De toekomstige Office Coördinator is verantwoordelijk voor het coördineren en aansturen van een klein team dat zorgt voor grootse dingen.

Algemene verantwoordelijkheden binnen jouw functie zijn:

• Het oplossen, afhandelen en opvolgen van problemen, liefst voor ze zich voordoen. Je denkt dus altijd ⚠ stappen vooruit en je handelt proactief;
• Je neemt initiatief, bent niet bang om knopen door te hakken en beslissingen te nemen;
• Het garanderen van kwaliteit aan zowel leveranciers, klanten en partners;
• Je denkt probleemoplossend en je biedt steeds de beste oplossing aan;
• Het rapporteren aan de commerciële manager op een transparante en heldere wijze.

Je krijgt, naast de algemene verantwoordelijkheid van het verkoopkantoor in België (Aalst), ook concrete taken binnen het facility, supplier en travel management. Concrete voorbeelden hiervan zijn:

• Het opvolgen van inkoop- en verkooporders, het controleren van financiële dossiers;
• Je biedt ondersteuning aan collega’s met vragen omtrent onkosten;
• De coördinatie van ad hoc projectverzoeken;
• Te woord staan van klanten of leveranciers met vragen en uiteraard ook steeds een kwalitatieve oplossing bieden;
• Het verzamelen en correct behandelen van documentatie zoals bestellingen, verzendingen, …
• Je onderhoudt een goed contact met de scheepvaartmaatschappijen om de import en export van goederen in goede banen te leiden;
• Binnen het travel management ondersteun je collega’s met de aankoop van reistickets, het boeken van vluchten, de verzekering, je informeert over risico’s en beperkingen, …
• Het beheren van de apparatuur binnen de organisatie (laptops, telefoons, softwarelicenties, …).

Kortom, jij als Office Coördinator maakt het leven van andere makkelijker dankzij jouw organisatorisch talent en manier van aanpakken!

De Office Coördinator van onze klant kan zich helemaal vinden in onderstaande:

• Je bent een organisatorisch masterbrein, geen uitdaging is te complex voor jou!
• Je hebt minstens ⚠ jaar ervaring op het gebied van office management support;
• MS Office kent geen geheimen meer voor jou, je hebt een uitstekende kennis van Word, Excel en MS Office Suite;
• Indien je een eerste ervaring hebt in het werken met SAP is dit een groot pluspunt;
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands, Frans en Engels. Indien je ook een kennis Duits hebt is dit een sterke troef;
• Communicatief ben je sterk, je hebt aandacht voor details en je bent een echte teamplayer;
• Het aansturen en motiveren van jouw teamleden is geen probleem voor jou;
• Je kan dankzij jouw helicopterview inschatten waar en wanneer er zich problemen zullen voordoen en hier kan je dan ook snel en efficiënt op inspelen;
• Je bent enthousiast en klaar om aan de slag te gaan bij onze klant. Je wil jouw kunnen bewijzen en echt een verschil maken naar de toekomst toe!

Je krijgt een zeer uitgebreide en afwisselde functie binnen een internationale en grote speler. Daarnaast kan je ook rekenen op verschillende voordelen:

• Je kan meteen aan de slag met een vast contract;
• Een uitgebreid verloningspakket met onder andere een interessant loon, jaarlijks verlof, flexibele werkregelingen, verzekeringen, …
• Je zult deel uitmaken van een gemotiveerd en ambitieus team waar samenwerken dé key is om grootste dingen te bereiken;
• Je werkt vanuit Aalst en er is gratis parkeergelegenheid aan het kantoor;

Binnen het bedrijf is er ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling en zijn er verschillende doorgroeimogelijkheden.

Wil jij een verschil maken met jouw aanwezigheid, ben je organisatorisch en denk je steeds oplossingsgericht? Dan ben jij misschien wel de ideale office manager voor onze klant!