Functie

Voor een dynamisch bedrijf dat zich richt op projecten in de bouw zoeken we een optie vast een Management Assistent . Wij streven ernaar om onze klanten de beste service te bieden en onze medewerkers een stimulerende en ondersteunende werkomgeving te bieden.

Functieomschrijving:
Als Management Assistent ondersteun je het managementteam en draag je bij aan de efficiënte werking van de organisatie. Je taken omvatten onder andere:

Agendabeheer en afspraken plannen voor het management.
Het voorbereiden van vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda's en het verzamelen van relevante documenten.
Notuleren tijdens vergaderingen.
Het afhandelen van correspondentie en telefoongesprekken namens het management.
Het beheren van belangrijke documenten en informatie, zowel digitaal als fysiek.
Het assisteren bij speciale projecten en evenementen.
Wekelijks de aankopen doen voor het kantoor.
Het uitvoeren van administratieve taken zoals het verwerken van facturen en het bijhouden van budgetten.
Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
Eerste aanspreekpunt voor de medewerkers.

Jouw profiel

Ervaring bij voorkeur in de richting van managementondersteuning of administratie.
Relevante werkervaring als management assistent of in een vergelijkbare functie.
Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
Een proactieve en zelfstandige werkhouding.
Een goed gevoel voor prioriteiten en het vermogen om onder druk te presteren.
Kennis van MS Office en andere relevante softwaretoepassingen.
Discretie en betrouwbaarheid bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.
Voltijds of 4/5 beschikbaar op te werken waarop zeker op woensdag en vrijdag van 8:30-17:30.
Bereid om vakantie te nemen tijdens het bouwverlof.

• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren

Aanbod

Dadelijk optie vast is een mogelijkheid.
Mooie verloning volgens ervaring.
Extra legale voordelen zoals een maaltijdvergoeding.
Elke dag vers fruit en andere dranken en versnaperingen.
Ecocheques en hospitalitatie + groepsverzekering
Functie met een veel zelfstandige uitdaging.

Solliciteren

AGO Jobs & HR
+32 2 453 15 35
asse@ago.jobs