Management Assistant Departement Onderzoek

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo'n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

In deze functie maak je deel uit van het Departement Research, zorg je mee voor de Onderzoeksadministratie en rapporteer je rechtstreeks aan het celhoofd ‘Administratie & contractbeheer'. Je takenpakket is zeer gevarieerd, en speelt in op de noden van de dienst.

• Front desk medewerker:
  • Behandelen van post, e-mail en onthaal van bezoekers.
  • Aankoop en financiële opvolging kredieten.
• Opmaken van documenten, verslagen, rapporten en presentaties en uitgaande communicatie op basis van diverse informatiebronnen.
• Administratieve ondersteuning en voorbereiding van vergaderingen R&D
• Organisatie van vergaderingen, business trips en andere functiegebonden activiteiten (o.a. informatiesessies en prijsuitreikingen).
• Technische en logistieke steun aan onderzoeksdatabanken en website
• Tot slot ben je informatieverstrekker en aanspreekpunt voor vorsers en personeel en zorg je steeds voor een aantrekkelijke dienstverlening.

Voor deze functie zal VUB Main Campus Etterbeek je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

Wat verwachten wij van jou?

• Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs, graduaat of bachelor
• Je bent vertrouwd met de courante Microsoft Office toepassingen binnen Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel, …)
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands. Een goede kennis van Frans en Engels is een meerwaarde;
• Je werkt discreet, nauwkeurig met oog voor detail.
• Je bent polyvalent en kan taken goed combineren.
• Je bent vriendelijk, hulpvaardig en blijft kalm tijdens drukken momenten.
• Je werkt zowel in teamverband als individueel.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

Word jij onze nieuwe collega? 

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 4, 5 of 6.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken.
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen; 
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen; 
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

Ge nteresseerd?

Spreekt deze job je aan?

Stel je dan kandidaat vóór 15 mei 2024 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma.

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 20 mei 2024.

Stap 3: Een jobinterview wordt gepland in de week van 27 mei (timing onder voorbehoud van wijzigingen).

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer An Vanbellingen via an.vanbellingen@vub.be

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer Natasja Amys via natasja.amys@vub.be of 0470/49.38.60.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega's.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

Kenmerken

Personeelsformatie: externe financiering
Contract: onbepaalde duur
Hoofdeenheid: OZ
Omvang: voltijds
Functie: management assistant
Gradengroep: 4-5-6
Wijze van begeven: werving

SOLLICITEREN