Functie

Voor onze klant in Paal/Beringen, gespecialiseerd in Kataforese (KTL) en Poeder Coating zijn we op zoek naar een directieassistent.

Taken:

• Telefoonverkeer - bepalen wanneer een boodschap dringend is om leidinggevenden te storen.
• Vragen van klanten, leveranciers, personeel zo goed mogelijk beantwoorden en de juiste inlichtingen geven.
• Schriftelijke correspondentie :
• Brieven opmaken voor leveranciers, personeel enz..;
• Brieven opmaken met berekening van intresten aan leveranciers i.v.m. vervallen facturen;
• Beantwoorden van e-mails van interimkantoren, enz..
• Elke dag personeelsplanning doorsturen aan interimkantoren;
• Elke week prestatiestaten doorgeven aan de interimkantoren;
• Excel-files aanmaken
• Middelpunt van de organisatie – contact tussen personeel en directie
• Gastvrouw voor het ontvangen van bezoekers en van alle gemakken voorzien
• Beheer van agenda, afspraken noteren in de juiste agenda’s;
• Facturatie nakijken en factuurnummer en eenheidsprijs noteren in de juiste file
• Opvolging afwezigheden van personeel
• Voorbereiden van documenten voor directie en leidinggevenden
• Administratie werken voor aankoopdienst.

Personeel : Elke maand de prestaties doorgeven aan sociaal secretariaat.

• Alle codes kennen om dit in de file te kunnen noteren. Bv. Z (ziekte), EW (werkloosheid), CV (ADV), enz….
• Programma van ons sociaal secretariaat kennen om in te vullen van prestaties
• Doorgeven aan sociale zekerheid van werkloosheidsperiode

Jouw profiel

Je hebt reeds een ruime ervaring in administratie en secretariaat.

je bent sociaal en kan zelfstandig werken.

• Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
  E-mails behandelen
• Administratieve en boekhoudkundige gegevens verwerken
• Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)
• Een organisatie boekhoudkundig en administratief beheren
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren
  Boodschappen noteren en afspraken vastleggen
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Professionele dossiers, verslagen van vergaderingen, ... coderen en archiveren
• Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
  Documenten doorsturen en klasseren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen

Aanbod

Je werkt in een familiaal bedrijf.

Verloning in samenspraak met de firma en ervaring.

Je werkt nauw samen met directie en management

Solliciteren

Konvert Interim Tessenderlo
+32 13 66 77 55
tessenderlo.interim@konvert.be