Functie

Als administratief en juridisch dossierbeheerder sta je onder verantwoordelijkheid en supervisie van de griffier. Je bent gespecialiseerd in één of meerdere domeinen. Je werkt mee aan de behandeling van gerechtelijke dossiers in één of meerdere fases van de procedure.

Mogelijke taken:

• je analyseert de dossiers op basis van de geldende richtlijnen;
• je formuleert conclusies over de oriëntatie of de te geven gevolgen en je legt ze voor aan de bevoegde persoon;
• je maakt gestandaardiseerde documenten verbonden aan het dossier op;
• je behandelt snel en efficiënt de eenvoudige en/of routineuze problemen en geschillen verbonden met het administratief beheer van de dossiers;
• je identificeert, registreert en controleert de gegevens;
• je controleert en klasseert de dossiers.

Als aanspreekpunt beantwoord je, binnen het kader van wat wettelijk is toegelaten, vragen van rechtsonderhorigen, advocaten, maatschappelijke diensten, enz. Je verschaft gefundeerde en rechtsgeldige informatie.

Mogelijke taken:

• je beantwoordt vragen die worden gesteld per brief, per telefoon, per email, aan het loket;
• je houdt je eigen documentatie up-to-date zodat op een accurate manier informatie kan worden gegeven;
• je legt de problemen die opgemerkt werden tijdens contacten met rechtzoekenden en partners voor;
• je bouwt een hechte samenwerking uit met magistraten, juristen en de andere administratieve diensten.

Als actor voor één of meerdere ondersteunende processen , sta je in voor hun kwaliteit. Op deze manier draag je bij tot de realisering van de operationele doelstellingen van de dienst.

Mogelijke taken:

• je handelt de briefwisseling af, verstuurt mails en brieven, je kopieert;
• je maakt (gepersonaliseerde) brieven en gestandaardiseerde documenten voor de dienst op;
• je verleent administratieve bijstand aan de magistraten;
• je waakt over een juiste behandeling en klassering van documenten van de dienst.

Als collega ondersteun en begeleid je minder ervaren collega's. Op deze manier draag je bij tot hun snelle integratie in het team en hun optimaal functioneren.

Mogelijke taken:

• je stelt relevante documentatie ter beschikking;
• je beantwoordt vragen;
• je werkt samen met de collega's opdat ze ervaring verwerven op alle vereiste domeinen.

Als kennisbeheerder optimaliseer je je eigen functioneren door je eigen expertise te ontwikkelen en op peil te houden.

Mogelijke taken:

• je bestudeert nieuwe ontwikkelingen van de dienst met het oog op de implementatie ervan in jouw (sub)afdeling;
• je volgt gerichte interne en externe opleidingen;
• je deelt kennis met de collega's;
• je werkt mee aan de opmaak van vademecums.

Jouw profiel

Gedragsgerichte competenties

• Informatie analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Problemen oplossen: Je gaat zelfstandig om met problemen en lost ze op, je zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• Kennis en informatie delen: Je deelt kennis, inzichten en werkwijzen met je collega's en klanten.
• In team werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Servicegericht handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Betrouwbaarheid tonen: Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Zichzelf ontwikkelen: Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en je continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
• Objectieven behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Administratieve vaardigheden

• Je werkt vlot met de standaard Office toepassingen.
• Je schrikt er niet voor terug om je in te werken in een nieuw computerprogramma.

Graag willen wij je erop wijzen dat een indiensttreding uitgesloten is wanneer uit je strafregister blijkt dat je een correctionele of criminele veroordeling al dan niet met uitstel hebt opgelopen waarvoor nog geen eerherstel werd verkregen.

• Juridische documenten invoeren en de lay-out verzorgen (contracten, verslagen en vonnissen, ...)
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Juridische documenten opstellen
  Stappen ondernemen bij overheids- of privé-instellingen
• Juridische documenten opmaken (dagvaarding, onderhandse akte, huwelijkscontract, ...)
  Regelingen opmaken
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Kopieerwerk verrichten
• Opvolgen van: Juridische ondersteuning

Aanbod

• Toffe collega's die ernaar uitkijken jou te ontmoeten.
• Een werkplek in het gezellige centrum van Kortrijk.
• Glijdende werkuren in een 38-uren week.
• De mogelijkheid tot telewerken (af te spreken binnen je team).
• Een mooi pakket vakantiedagen.
• Mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen.
• Een uitgebreid opleidingsaanbod.
• Doorgroeimogelijkheden intern en binnen de FOD.
• Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• De mogelijkheid tot een fietsvergoeding.
• De mogelijkheid tot een telewerkvergoeding.
• Een eigen laptop.
• Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.
• Brutoloon : min. 14.274,00 max. 20.067,00 (bruto jaarsalaris, niet geïndexeerd, index maart 2024 is 2,0399)

Solliciteren

Jeremy Vanderstraeten
0474 47 87 90
orb.gent.secretariaat@just.fgov.be