Functie

Assistent administratieve ondersteuning

1. In de hoedanigheid van administratief medewerker de administratieve taken van de dienst volgens de geldende regels uitvoeren teneinde de doelstellingen van de dienst te helpen verwezenlijken.

Mogelijke taken :

- Faxberichten en brieven kopiëren, faxen en verzenden

- De briefwisseling behandelen

- Standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven opmaken voor de dienst

- Tabellen opstellen

- Administratieve bijstand verlenen aan de magistra(a)t(en)

2. Als gegevensimporteur de gegevens in elektronische bestanden coderen en importeren teneinde de latere exploitatie van de gegevens te vergemakkelijken.

Mogelijke taken:

- De gegevens interpreteren en coderen

- De lijsten van ingevoerde gegevens afdrukken

- De ingevoerde gegevens nakijken

- De gegevensbank bijwerken

3. Als probleembeheerder eenvoudige of routineuze problemen of geschillen snel en efficiënt behandelen teneinde de collega of de rechtzoekende een doeltreffende oplossing aan te reiken.

Mogelijke taken :

- Het probleem of de klacht ontvangen en de aard ervan onderzoeken

- Bijkomende informatie verzamelen: de betrokkenen contacteren, de situatie en/of de motieven analyseren

- Een advies uitwerken of een oplossing voorstellen aan de hiërarchische overste

4. Als documentenbeheerder ervoor zorgen dat de documenten van de dienst juist verwerkt en geklasseerd worden teneinde de missies van de dienst te helpen verwezenlijken.

Mogelijke taken :

- De gegevens met betrekking tot deze documenten coderen

- De documenten nauwgezet verwerken

- Instaan voor het klassement en de archivering

Jouw profiel

Diploma

· Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan, getuigschrift van hoger secundair onderwijs of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs, diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden.

· Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.

Gedragsgerichte competenties

• Zoeken, verwerken en correct weergeven van grote hoeveelheden gegevens binnen de beschikbare termijn.
• Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.
• Structureren van het eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelheid aan verschillende taken op een systematische manier uit te voeren.
• Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing.
• Tonen, overbrengen en delen van kennis, inzichten en werkwijzen.
• Anderen begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.
• Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden.
• Respect tonen voor anderen, hun ideeën en meningen, aanvaarden van procedures en instructies.
• Een flexibele houding aannemen ten aanzien van en inspelen op veranderende omstandigheden en diverse situaties.
• Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden.
• Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven, hoge kwaliteit na te streven en door te blijven doorzetten, ook bij tegenwerking.
• Resultaatgericht reageren op stress, de eigen emoties controleren en constructief omgaan met kritiek.
• De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.

Pluspunten

 Kennis Frans

 Bepaalde PC-vaardigheden

 je hebt een goede mondelinge communicatie

 Stressbestendig zijn

 Flexibel zijn

• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Kopieerwerk verrichten
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen

Aanbod

Je wordt aangeworven als assistent (niveau C) op basis van een contract van bepaalde duur (tem 31/12/2024). Weddenschaal C1 (minimum 14.274€ - maximum 20.067€) bruto jaarsalaris volgens anciënniteit, niet geïndexeerd ). Index vanaf 01/12/2023 is 2,0399.

Via Fedweb kan je een loonsimulator consulteren die een inschatting geeft van jouw bruto- en nettoloon: https://fedweb.belgium.be/nl/verloning_en_voordelen/wedde/calculator .

Voordelen

Deze kunnen aangevuld worden naargelang wat mogelijk is. Voorbeelden hiervan zijn (aanvullen of schrappen):

· Uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)

· Voordelige hospitalisatieverzekering

· Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer

· Voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart

· Mogelijkheid voor een fietsvergoeding

· Gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer

· Bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen

· Glijdende werkuren in een 38-uren week

· 26 dagen verlof per jaar + reglementaire feestdagen en eventuele brugdagen

Solliciteren

Sarah Wellemans
02/5198674
hoofdgriffier.hvb.brussel@just.fgov.be