Functie

Vopak is 's werelds meest toonaangevende onafhankelijke tankopslagbedrijf. We slaan vitale producten met zorg op. Met meer dan 400 jaar geschiedenis en een focus op duurzaamheid, zorgen we voor veilige, schone en efficiënte opslag en behandeling van vloeibare bulkproducten en gassen voor onze klanten.

De wereldwijde energietransitie, de groeiende wereldbevolking en alle nieuwe mogelijkheden van opkomende technologieën zijn belangrijke veranderingen waar wij ons als organisatie mee bezighouden. We zijn vastbesloten om belangrijke infrastructuur oplossingen te ontwikkelen voor de veranderende energiesystemen van de wereld, terwijl we tegelijkertijd investeren in digitalisering en innovatie.

Spreekt deze internationale werkomgeving jou aan? Solliciteer dan vandaag nog om ons Vopak team te komen versterken.

Wij zoeken een Administration Officer

Vanuit jouw rol als Administration Officer ben je verantwoordelijk voor de serviceverlening naar onze klanten. Welke melding er ook binnenkomt, jij gaat met positieve energie achter de oplossing aan. Je zorgt voor interne organisatie van de orders en documentenflow van gevaarlijke producten. Daarnaast zoek je contact met de juiste partijen om antwoorden op te halen en ben je een ster in verwachtingen managen.

Bij het laden en lossen van de verschillende grondstoffen van onze klanten, ontstaan er regelmatig vragen. Jij biedt snel en servicegericht antwoord op al deze vragen. Je zorgt voor het doorgeven van zowel de kwaliteitseisen als de werkorders aan de operatoren. Dit doe je als volgt:

• Je maakt transportdossiers en vrachtdocumenten op volgens zowel de klanten instructies als de Vopak procedures.

• Je behartigt de belangen van de klant en zorgt voor een optimale serviceverlening.

• Je plant orders efficiënt in voor zowel klant als terminal.

• Je onderhoudt dagelijks contact met agenten, vervoerders, rederijen, controleurs.

• Je staat constant in contact met de operationele dienst over de planning en de levering van diverse diensten.

Jouw profiel

Je bezit een ongelooflijke grote dosis klant- en servicegerichtheid in combinatie met sterke communicatievaardigheden. Daarnaast schrikt administratief werk je niet af en ga je met plezier aan de slag voor onze klanten en de terminal. Je brengt positieve energie mee waar zowel klanten als collega’s blij van worden. Ook ben jij zorgvuldig, heb je oog voor detail en draag je veiligheid altijd hoog in het vaandel.

Ben jij iemand die verantwoordelijkheid durft nemen? Uitstekend!

• Zeer goede beheersing van het Nederlands en Engels. Spreek je ook nog een woordje Duits en/of Frans, dan heb je een streepje voor.

• Kennis van de logistiek en reglementering van gevaarlijke stoffen is een pluspunt.

• Werken met MS Office en snel onder de knie krijgen van interne programma’s en automatiseringen.

• Bereid zijn om te werken tussen 7u ‘s ochtend en 22u15 ‘s avonds.

• De activiteiten van een team coördineren
• Transportdocumenten van goederen verzamelen
  Een dossier van de activiteit samenstellen (transit, douane, ...)
• Een klanten- of prospectenbestand uitwerken
• De facturering van transit- of douaneactiviteiten voorbereiden, opvolgen of controleren (betaling leveranciers, douaneheffingen, aangifte van uitwisselingen van goederen, ...)
• Goederen coderen op basis van de door de klant verstrekte beschrijving
• Een plan opstellen voor het transport of natransport van goederen (dienstverleners, reserveringen, combinatie van transportwijzen, ...)
• De administratieve formaliteiten vervullen voor een transportdienst (vervoerdocument), luchtvrachtbrief (luchttransport), BL (zeetransport), CMR (wegtransport), CIM (spoortransport, ...)
• Documenten voor internationaal goederenverkeer opstellen en controleren (douanefactuur, unieke administratieve aangifte, kredietbrief, ...)
• Onderhandelen over de transportvoorwaarden met luchtvaartmaatschappijen, scheepvaartmaatschappijen, binnenscheepvaartbedrijven, wegtransportbedrijven, ...
• Het transport van goederen opvolgen
  De klant informeren over het verloop
  Oplossingen voorstellen bij problemen
• Specifieke dossiers behandelen of ze aan de betreffende dienst overmaken (geschillen, ...)
• Klanten informeren en adviseren over de formaliteiten voor internationaal goederenverkeer (wettelijke bepalingen, belastingen, waarborgen, ...)

Aanbod

Wat heeft Vopak je te bieden

• Een uitdagende job met vast contract bij een stabiel bedrijf;

• Vakantiegeld, maaltijdcheques, ecocheques en een bonus (gebaseerd op een aantal groepsdoelstellingen);

• Extra vakantiedagen;

• Verschillende extralegale voordelen: hospitalisatieverzekering, tandheelkundig plan, groepsverzekering, verzekering gewaarborgd inkomen;

We bieden heel wat kansen voor zelfontplooiing binnen Vopak. We geven niet alleen trainingen om je qua vakkennis verder te ontwikkelen maar ook trachten we samen met jou het maximale uit jezelf te halen. Zo zijn er, afhankelijk van je ambities en input, mogelijkheden tot doorgroeien of specialiseren binnen een bepaalde afdeling.

Solliciteren

Channa Lavigne
03/867.62.67
channa.lavigne@vopak.com