Functie

Assistent dossierbeheer

1. Als administratief en juridisch dossierbeheerder , gespecialiseerd in één of meerdere domeinen, onder verantwoordelijkheid en onder supervisie van de griffier/secretaris, meewerken aan de behandeling van gerechtelijke dossiers - in meer of mindere mate naargelang de complexiteit ervan - in één of meerdere fases van de procedure teneinde bij te dragen tot een kwalitatieve en kwantitatieve optimalisering van de behandeling van de gerechtelijke dossiers van zijn (sub)afdeling.

2. Als aanspreekpunt , binnen het kader van wat wettelijk is toegelaten, beantwoorden van vragen van rechtsonderhorigen, advocaten, politie, maatschappelijke diensten, enz. teneinde gefundeerde en rechtsgeldige informatie te verschaffen.

3. Als actor voor één of meerdere ondersteunende processen , instaan voor hun kwaliteit teneinde bij te dragen tot de realisering van de operationele doelstellingen van (een afdeling van) de griffie/het secretariaat.

4. Als peter tijdelijk ondersteunen en begeleiden van minder ervaren collega’s teneinde bij te dragen tot hun optimaal functioneren.

5. Als kennisbeheerder ontwikkelen en op peil houden van de eigen expertise teneinde het eigen functioneren te optimaliseren.

Zie bijlage voor het vacaturebericht.

Jouw profiel

Gedragsgerichte competenties

• Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Een flexibele houding aannemen ten aanzien van en inspelen op veranderende omstandigheden en diverse situaties.
• Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Pluspunten

• Goede kennis van de courante M365 applicaties (Teams, Word, Excel, Outlook).

• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Kopieerwerk verrichten
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren

Solliciteren

Lidwina Kam
016/21.46.61
po.leu.ar@just.fgov.be