Functie

Voor een klant, gekend en gebeiteld in de regio groot Roeselare, gaan we op zoek naar een Office Assistant . Een persoon die de EHS en Facility manager kan ondersteunen in hun taken.

Wat je gaat doen:

• Beheer van werkkledij. Dit omvat het bestellen van werkkledij voor nieuwe werknemers, doorgeven van wijzigingen, beheer van de kledijkasten, opvolgen van voorraden en klachtenbeheer
• Beheer van Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM’s). Dit omvat voorraadbeheer en eraan gekoppeld bestellingen, bijhouden van PBM lijst voor specifieke PBM’s, afspraken organiseren met de pasbus, organiseren van gehoorbescherming op maat, opvolgen van de PBM-kasten en klachtenbeheer
• Beheer van EHBO materiaal: Dit omvat voorraadbeheer, bestellingen, controle EHBO lokalen en kisten en actueel houden van EHBO-lijsten voor de verschillende fabrieken
• Beheer medische onderzoeken. Dit omvat het vastleggen van data met externe dienst, opmaken van de planning en organisatie van de onderzoeken in onze fabrieken. Personeelsbeheer via website externe dienst
• Bestellingen en facturen. Dit omvat het beheer van alle bestellingen voor EHS en Facility, de verdeling van het geleverd materiaal, de factuur controle en beheer van voorraadlokaal voor Facility
• Administratief beheer van contractoren. Dit omvat aanschrijven en opvolgen documenten, veiligheidstrainingen gekoppeld aan toegangscontrole en registratie
• Adhoc taken , zoals aangiftes arbeidsongevallen, interne inspecties

Jouw profiel

Wat ze van je verwachten:

• Kennis in administratie en processen
• Assertief, nauwgezet en gestructureerd
• Pro-actief denkend en oplossend vermogen
• Zelfstandig werkend, communicatief en service gericht
• Klantgericht met interpersoonlijke capaciteiten
• Nederlandstalig

• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren

Aanbod

Wat zij bieden:

• Bij de klant kom je werken in een moderne werkomgeving met iconische merken en hoogwaardige producten vol smaak
• Bij de firma kan je je continu ontwikkelen op een dynamische en toekomstgerichte werkplek
• Er is voor iedereen een rol weggelegd in de ontwikkeling van een gezondere, duurzamere voedingscultuur en werk je aan de toekomst van voeding
• Ze leren je toekomstbestendige skills en vaardigheden te ontwikkelen en technologieën eigen te maken
• Diversiteit, verschillende achtergronden en sterktes in het teams zijn een bron van creativiteit en effectief teamwerk
• Een vaste job in een ambitieuze, snelgroeiende organisatie waar aandacht is voor de mens en z’n omgeving
• Een toffe werksfeer met gedreven collega’s
• Een dynamische internationale omgeving
• Een competitief loon aangevuld met maaltijdcheques, 11 betaalde ADV-dagen, anciënniteitdagen, groepsverzekering en hospitalisatie- & tandheelkundige verzekering en nog zoveel meer
• Een voltijdse of 4/5de regime kan

Solliciteren

Konvert Office Vlaanderen West
+32 56 20 67 41
West.office@konvert.be