Functie

Vanwege groeiende activiteiten binnen bestaande afdelingen, zijn we op zoek naar een Office Assistant.
Je bent verantwoordelijk voor het ondersteunen van de dagelijkse kantooractiviteiten, met een focus op de organisatie, planning en administratie van nieuwe afzetmarkten, alsook back-up voor de bestaande afdelingen. Je werkt nauw samen met het managementteam en draagt bij aan een soepele werking van het bedrijf.

Organisatie en planning van specifieke schoonmaakopdrachten, zowel binnen de bestaande afdelingen als potentiële nieuwe marktsegmenten/regio’s.
Coördineren van uitvoerend personeel en materieel.
Bijhouden van de administratie, inclusief nieuwe klantendossiers, werkurenregistratie, …
Assisteren bij het aanvragen van vergunningen en het naleven van wettelijke voorschriften.
Ondersteunen van het managementteam bij diverse ad-hoc taken en nieuwe projecten.

Jouw profiel

- Vaardigheden:
Uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden.
Ervaring met administratieve taken en het gebruik van Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Klantgerichte instelling en vermogen om onder druk te werken.
Flexibiliteit en bereidheid om te leren en nieuwe vaardigheden op te doen.

- Opleidingsvereisten:
Je beschikt over een bachelor-diploma of gelijkwaardig door min. 3 jaar relevante werkervaring.

- Talenkennis:
Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en bij voorkeur ook in het Frans en Engels.

• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• De activiteiten van een team coördineren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren

Aanbod

Een uitdagende en gevarieerde functie binnen een groeiend schoonmaakbedrijf.
Een dynamische werkomgeving met een collegiaal team.
Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
Marktconform salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden.

Solliciteren

Asap Maasmechelen
+32 89 76 65 52
maasmechelen@asap.be