Functie

Ben jij die persoon met een flexibele aanpak, ben jij iemand die de organisatie, planning en administratie kan ondersteunen?
Wil jij graag werken in een dynamisch en groeiend bedrijf met een familiale cultuur?

Dan ben jij dé persoon die wij zoeken voor de functie van Office Assistant.

Als Office Assistant ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de dagelijkse kantooractiviteiten, met een focus op de organisatie, planning en administratie van nieuwe afzetmarkten, alsook back-up voor de bestaande afdelingen.

Je werkt nauw samen met het managementteam en draagt bij aan een soepele werking van het bedrijf.

Verantwoordelijkheden:

• Organisatie en planning van specifieke schoonmaakopdrachten, zowel binnen de bestaande afdelingen als potentiële nieuwe marktsegmenten/regio’s.
• Coördineren van uitvoerend personeel en materieel.
• Bijhouden van de administratie, inclusief nieuwe klantendossiers, werkurenregistratie, …
• Assisteren bij het aanvragen van vergunningen en het naleven van wettelijke voorschriften.
• Ondersteunen van het managementteam bij diverse ad-hoc taken en nieuwe projecten.

Spreekt deze job jou aan? Neem dan snel contact op met ons kantoor!

Jouw profiel

Beschikken over een bachelor-diploma (graduaat) of gelijkwaardig door ervaring

Uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden.

Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en bij voorkeur ook in het Frans en Engels.

Ervaring met administratieve taken en het gebruik van Microsoft Office
(Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

Klantgerichte instelling en vermogen om onder druk te werken.

Flexibiliteit en bereidheid om te leren en nieuwe vaardigheden op te doen.

• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)

Aanbod

Een dynamische werkomgeving met een collegiaal team.

Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en groei.

Marktconform salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden

Solliciteren

Konvert Interim Maasmechelen
+32 89 76 75 72
maasmechelen.interim@konvert.be