Functie

Office Manager



- Verantwoordelijk voor het leveren van uitstekende administratieve ondersteuning
aan ⚠ managers binnen ons engineeringteam.
- Je zult, samen met je collega's, fungeren als de spil van het team en zorgen voor
een soepele coördinatie van alle secretariële taken.
- Beheren van de agenda's van ⚠ managers binnen de engineering afdeling
- Opvolgen van facturen, werkuren en projectregistratie
- Organiseren van reizen, toolboxen, meetings
- Coördineren van inkomende en uitgaande communicatie, inclusief e-mails,
telefoongesprekken en post.
- Bijhouden van documentatie en archiveren van relevante informatie.
- Ondersteunen bij het opstellen van rapporten, presentaties en andere
documenten.
- Assisteren bij projectadministratie, inclusief het bijhouden van budgetten en het
verzamelen van gegevens.

Jouw profiel

- Minimaal een diploma middelbaar onderwijs.
- Aantoonbare ervaring in een administratieve of secretariële functie
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
- Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
- Bekwaamheid in het gebruik van kantoorsoftware, zoals Microsoft Office.
- Proactieve houding en vermogen om zelfstandig te werken.
- Flexibiliteit en het vermogen om te multitasken in een dynamische omgeving.

• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren

Aanbod

- Aantrekkelijk salarispakket
- Extralegale voordelen zoals maaltijdcheques...
- Opleidingsmogelijkheden en potentiële groeikansen

Solliciteren

ST Solutions
+⚠ ⚠ ⚠ ⚠ ⚠
@