Functie

Als dienstverantwoordelijke ben je verantwoordelijk voor het leiden, plannen en organiseren van de dienstverlening op de afdeling onthaal zodat een correcte en warme service wordt aangeboden aan patiënten, bezoekers en medewerkers.

Als dienstverantwoordelijke onthaal worden de volgende rollen opgenomen:

Management rol

• het uitgestippelde beleid vertalen, implementeren en opvolgen op afdelingsniveau vertrekkend vanuit de strategische organisatiedoelstellingen
• opvolgen en correct toepassen van de (personele) middelen en materialen
• bewaken van de juiste toepassing van regelgeving, wetgeving en procedures waarbij uniformiteit centraal staat
• instaan voor de klachtenbehandeling
• meten, interpreteren en rapporteren van resultaten
• optimaliseren van de dienstverlening via analyse van de processen en optimalisering van de werkstromen
• voorstellen formuleren tot verbetering van de werking van de afdeling
• installeren van mechanismes om een sluitende registratie van patiënten en patiëntenbewegingen te bekomen
• participeren tijdens overleg op verschillende niveaus en werkt samen met andere afdelingen/artsen/collega’s..
• instaan voor de dagelijkse organisatie van de afdeling
• voorbereiden en motiveren van relevante investeringsdossiers
• implementeren, uitvoeren en opvolgen van wettelijke en beleidsbeslissingen
• pro-actief voorstellen formuleren rond de eigen werking en de werking binnen het financieel-administratief departement

Leidinggevende rol

• formeel en informeel coachen van medewerkers en het team zodat medewerkers maximaal kunnen ontwikkelen
• maken en opvolgen van taakafspraken met de medewerkers
• opmaken en opvolgen van het personeelskader en -planning
• leiden en/of organiseren van dienstvergaderingen zodat zowel afdeling gebonden als organisatiethema’s besproken worden
• voortdurend feedback geven aan medewerkers
• organiseren en voeren van de waarderingsgesprekken
• uitwerken en opvolgen van het afdelingsbeleidsplan
• organiseren van de inwerking en opvolging van nieuwe medewerkers
• uitwerken en faciliteren van opleidingsplannen
• actieve deelname aan werkgroepen en overlegmomenten
• noodzakelijke rapporteringen verzorgen aan directie, FOD, comités en het team

Coördinator

• ondersteunen en/of leiden van (kwaliteit)projecten (procesmanagement, changemanagement, ..)
• oplossen van problemen ivm het functioneren van de afdeling
• het voortdurend overleg plegen met andere afdelingen in kader van samenwerking/afstemming ten einde de efficiëntie te doen toenemen
• up-to-date blijven van de evoluties binnen het vakgebied en deze nieuwe ontwikkelingen omzetten in de praktijk

Jouw profiel

• je behaalde minstens een bachelor diploma in een administratief-economische richting
• je hebt een streepje voor als je kennis hebt van ziekenhuis software en de werking van mutualiteiten
• je hebt een goede kennis van het Nederlands, bijkomende talenkennis is een troef
• je bent sterk met de MS-Office toepassingen
• Je kan een helikopterview bewaren en zaken in hun ruimere context plaatsen
• Je weet richting te geven aan je medewerkers om gemeenschappelijke doelen te bereiken
• Je hebt aandacht voor de mens achter de medewerker
• Je bent (pro)actief en weet zaken aan te pakken

• Vrijwilligers ondersteunen
• Balans opmaken van de activiteiten, processen en projecten en dit meedelen en uitwisselen binnen het team of met partners
• De acties van een groep tijdens een project/werkzaamheden coördineren: Nationaal
• Opleidingsacties binnen de organisatie realiseren
• De activiteiten van een team coördineren
• Het budget van een organisatie bepalen en opvolgen
• Acties uitvoeren ter ondersteuning van het personeelsbeheer (aanwerving, opleiding, ...)
• Een dienst of een organisatie leiden
• De gegevens over de activiteiten van de dienst of de organisatie opvolgen en analyseren
  Een vooruitgangstraject voorstellen
• De eigen deskundigheid ontwikkelen

Aanbod

• voltijds contract van onbepaalde duur
• behoud van relevante anciënniteit

Solliciteren

Floor Adriaenssen
03 650 50 84
floor.adriaenssen@klina.be