Functie

Wil jij een cruciale rol vervullen binnen de organisatie van de stafdienst van de provinciegriffier?

Als administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van de agenda, het afhandelen van correspondentie en het verzorgen van vergaderingen. Met jouw ondersteuning bij projecten en zorg voor vertrouwelijke informatie, speel je een essentiële rol in het soepel verlopen van alle activiteiten binnen de stafdienst van de provinciegriffier.

Kom bij ons team en maak het verschil!

Doel van de functie

• Je bent verantwoordelijk voor het beheren en organiseren van de agenda van de provinciegriffier, inclusief het plannen van vergaderingen, afspraken en evenementen
• Je handelt inkomende en uitgaande correspondentie, e-mails en telefoongesprekken af namens de provinciegriffier, waarbij prioriteit wordt gegeven aan belangrijke berichten
• Je ondersteunt bij de voorbereiding van vergaderingen, inclusief het verzamelen van relevante documenten, agenda's opstellen en het verspreiden van notulen na afloop van de vergaderingen
• Je assisteert bij het verzamelen, organiseren en voorbereiden van documenten en dossiers die relevant zijn voor de taken van de provinciegriffier
• Je staat in voor de reisplanning en logistieke ondersteuning en regelen reisarrangementen, accommodaties en andere logistieke details voor de provinciegriffier bij dienstreizen en externe verplichtingen
• Je draagt zorg voor vertrouwelijke informatie en gegevensbeheer
• Je verzorgt nauwkeurige notulen tijdens vergaderingen en verspreidt deze binnen een afgesproken tijdsbestek
• Je ondersteunt bij specifieke projecten, zoals het coördineren van evenementen, het opstellen van presentaties en andere taken die specifieke vaardigheden en aandacht vereisen

Vaktechnische competenties

• Vlot kunnen werken met de gangbare MS-Office pakketten en vlot aanleren van specifieke softwarepakketten (o.a. Cobra);
• Beschikken over sterke redactionele vaardigheden: opstellen van e-mails, briefwisseling,… ;
• Beschikken over goede communicatieve vaardigheden.

Jouw profiel

Voor de aanwerving:

Op de uiterste inschrijvingsdatum:

• beschikken over een diploma secundair onderwijs
• één jaar aantoonbare en relevante werkervaring kunnen bewijzen

• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren

Aanbod

De jaarlijkse bezoldiging van een medewerker (niveau C1-3) gaat van 27.640,65 euro tot 44.775,81 euro (salarisschaal C1, index inbegrepen).

Beschik je reeds over relevante ervaring voor deze functie? Dan is het mogelijk om erkenning te verkrijgen van jouw anciënniteit. Ook een gezonde work-life balance is belangrijk bij ons en daarom bieden wij een flexibel uurrooster en de mogelijkheid tot thuiswerk.

Daarnaast is er ook nog een interessant pakket aan extralegale voordelen:

• Maaltijdcheques (€ 8/dag)
• Vakantiegeld
• 35 jaarlijkse vakantiedagen
• Eindejaarstoelage
• Hospitalisatieverzekering
• Tweede pensioenpijler
• Gratis openbaar vervoer voor woon- en werkverkeer
• Fietsvergoeding
• Uitgebreide opleidingsmodelijkheden
• Sportaanbod
• Mogelijkheid tot fietslease

Solliciteren

Rebecca Vergote
0476 92 16 62
vacatures@west-vlaanderen.be