Functie

Inleiding

Het agentschap Digitaal Vlaanderen is op zoek naar een gedreven en bekwame Bid Office Coördinator om de dienst Digitale Transformatie te versterken.

Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging waarbij je als Bid Office Coördinator meewerkt aan de transversale processen binnen het projectaanbod dat Digitaal Valanderen biedt aan onze partners? Dan ben jij misschien wel onze ideale kandidaat!

Waar kom je terecht?

Digitaal Vlaanderen is het digitaliseringsagentschap van de Vlaamse overheid. We ondersteunen en begeleiden Vlaamse en lokale overheden in hun digitale transformatie en hun zoektocht naar de overheid van morgen. Voor hen ontwikkelen we hightech oplossingen, bouwstenen en platformen, van loket- en frontoffice-oplossingen tot ICT, beveiliging en data. Digitaal Vlaanderen behoort tot de frontrunners van de digitalisering in Europa.
Op het vlak van open gelinkte data en open datastandaarden zijn we toonaangevend.
We zijn grensverleggend in het gebruik van AI en we voeren een innovatief, duurzaam en inclusief beleid. Dat maakt van ons één van de grootste en boeiendste werkgevers voor ICT-talent in Vlaanderen. En jij kan daar deel van uitmaken!

Jouw werkplek is ons kantoor in Brussel, maar er kunnen ook overlegmomenten in ons kantoor in Gent plaatsvinden. Uiteraard is het ook mogelijk om sommige dagen van thuis te werken.

Wat zal je moeten doen?

Als Bid Office Coördinator ben je verantwoordelijk voor het coördineren en beheren van het volledige biedingsproces. Je speelt een cruciale rol in het opstellen van voorstellen en offertes die voldoen aan de eisen en verwachtingen van onze klanten. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen binnen de organisatie om de benodigde informatie te verzamelen en te integreren in een overtuigend aanbod.

Jouw kernverantwoordelijkheden:

- Coördineren en beheren van het biedingsproces van begin tot einde.

- Opstellen en indienen van hoogwaardige offertes en voorstellen.

- Samenwerken met interne teams om relevante informatie te verzamelen.

- Zorgdragen voor naleving van deadlines en klantvereisten.

- Analyseren van klantbehoeften en vertalen naar winnende voorstellen.

- Onderhouden van een database met referentiemateriaal en templates.

- Voortdurend verbeteren van het biedingsproces en de gebruikte materialen.

Jouw profiel

Naar wie zijn wij op zoek?

Opleiding en ervaring:

- Master in Bedrijfskunde, Marketing, Communicatie of een gerelateerd vakgebied.

- Heb je dit niet maar heb je relevante en aantoonbare ervaring? Ook dan kan je in aanmerking komen. Je werkt, denkt en handelt op masterniveau.

- Je hebt minstens 2 jaar ervaring in een vergelijkbare rol binnen een bid- of salesomgeving.

- Ervaring in de IT- of publieke sector is een pluspunt.

Vereiste eigenschappen en vaardigheden:

- Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden .

- Een sterk organisatorisch vermogen is nodig om meerdere projecten tegelijk te beheren.

- Met jouw goed ontwikkeld analytisch inzicht ben je in staat om klantbehoeften te analyseren en te vertalen naar duidelijke en overtuigende voorstellen.

- Je bent nauwkeurig en hebt oog voor detail om ervoor te zorgen dat alle biedingsdocumenten voldoen aan de hoogste kwaliteitsnormen.

- We zoeken een efficiënte teamspeler met sterke interpersoonlijke vaardigheden die vlot in staat is om goed samen te werken met verschillende afdelingen (stakeholdermanagement).

- Je bent stressbestendig . Je kan goed onder druk werken en weet deadlines te halen zonder de kwaliteit in gevaar te brengen.

- Je stelt je flexibel op zodat je in staat bent om je vlot aan te passen aan veranderende omstandigheden en prioriteiten .

- Je hebt ruime ervaring met MS Office toepassingen en andere relevante software voor documentbeheer en presentatie.

• De betaling van bestellingen opvolgen (voorwaarden, facturatie, ...) of overmaken aan de betreffende dienst (boekhouding, juridische zaken, ...)
• De vraag van de klant technisch en commercieel onderzoeken (termijn van fabricatie, beschikbaarheid van producten, kost, ...)
• Kostenramingen opstellen
  Technische en commerciële gegevens overmaken aan klanten, verkopers, ... (planning, prijs, betaling, ...)
• Klanten: Overheden, administratie
• Bestellingen registreren
  Voorwaarden controleren (leveringstermijnen, verpakkingswijze, ...)
  De klant of de verkoper erover inlichten
• Klanten of leveranciers opvolgen
  Oplossingen voorstellen in geval van problemen (levering, garantie, reglement, ...)
• Telefonische oproepen ontvangen
  Klanten informeren (opvolging van de bestelling, informatie, ...)

Aanbod

Wat kunnen wij jou bieden?

Vlaanderen connect. biedt een contract van onbepaalde duur en een competitief salarispakket met:

· Een aantrekkelijke brutoverloning

· Een bonussysteem op basis van vast te leggen doelstellingen

· Een mobiliteitsbudget

· Maaltijdcheques van 8 euro/dag (eigen bijdrage 1,09 euro/dag)

· Een forfaitaire onkostenvergoeding

· Een hospitalisatieverzekering (je kan gezinsleden aansluiten)

· Een groepsverzekering

· Een arbeidsongevallenverzekering

· Een opleidingsbudget

· Een laptop

· Een smartphone met abonnementsformule

· Thuiswerkmiddelen en mogelijkheden tot thuiswerk

· Mogelijkheid tot kinderopvang tijdens alle schoolvakanties aan een voordelig tarief.

Bij Vlaanderen connect. is een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk: een werkweek van
38 uur, 28 dagen verlof en extra wettelijke feestdagen (11/07, 02/11, 15/11 en 26/12).
Verder werken wij met flexibele werkuren en bieden wij ook de mogelijkheid tot thuiswerken.

Solliciteren

Kris Heymans
0478 38 80 65
kris.heymans@vlaanderen.be