Functie

De faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen van de Universiteit Antwerpen zoekt een voltijdse dossierbeheerder-expert in het domein internationalisering.

Functie

De functie omvat onder andere volgende opdrachten:

• Je organiseert activiteiten binnen het domein internationalisering van de faculteit GGW waarbij je instaat voor de voorbereiding, opvolging en uitvoering van administratieve, logistieke en/of technische taken: beheer van processen en concrete dossiers van inkomende en uitgaande studenten en personeel (administratief en financieel beheer), organiseren van events voor de verwelkoming van studenten en activiteiten ter promotie van mobiliteit.
• Je past beleidslijnen toe en ontwikkelt er nieuwe in functie van de facilitering van de in- en uitgaande mobiliteit.
• Je verzamelt en beheert data en informatie: procedures en reglementering (op instellings-, Vlaams en Europees niveau) in verband met mobiliteit.
• Je verstrekt correct informatie aan studenten, personeel en externen: verlenen van tijdig en correct advies in verband met inhoudelijke, praktische en administratieve aspecten van mobiliteit.
• Je werkt constructief samen met alle interne en externe actoren betrokken bij mobiliteit, inclusief het internationale netwerk.
• Je staat mee in voor de analyse, evaluatie en ondersteuning van het beleid binnen het domein internationalisering: overleg initiëren, organiseren en bijwonen; ontwikkelen, aanpassen en introduceren van nieuwe elementen in het dossierbeheer.
• Je neemt deel aan de bijeenkomsten van de commissie internationalisering (CI) en zorgt mee voor de administratieve ondersteuning hiervan.
• Je houdt je vakkennis op peil.

Bij het realiseren van de doelstellingen hou je rekening met de voorziene instructies en de regelgeving.

Jouw profiel

Profiel

• Je bezit een diploma van professionele/academische bachelor of hoger onderwijs van het korte type/lange type of gelijkwaardige competenties door ervaring.
• Je hebt ervaring met administratief werk, je werkt nauwkeurig en administratief werk kan je enthousiasmeren.
• Kennis van de reglementering rond Erasmus mobiliteit en het werken met mobility online is een pluspunt.
• Je kan vlot overweg met MS Office o.a. Excel.
• Je communiceert zeer vlot (mondeling en schriftelijk) in het Nederlands en in het Engels; andere talen zijn een pluspunt.
• Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.
• Je ben sterk in plannen en organiseren.
• Je kan zelfstandig werken en functioneert ook goed in een team.

• Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren
  Boodschappen noteren en afspraken vastleggen
• Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
  Documenten doorsturen en klasseren
• Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Professionele dossiers, verslagen van vergaderingen, ... coderen en archiveren
• Gegevens voor de opvolging van de activiteit bijwerken (situatieoverzichten, resultatentabellen, ...)
• Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
  E-mails behandelen

Aanbod

Aanbod

• We bieden je een contract van bepaalde duur tot en met 31 december 2024.
• Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 5.1-7.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 5) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage.
• Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding ,een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken.
• Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je werkt grotendeels op Campus Drie Eiken in een dynamische en stimulerende werkomgeving.
• Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.

Solliciteren

Ellen Huijer
03 265 31 45
ellen.huijer@uantwerpen.be