Functie

Binnen onze nieuwe organisatiestructuur zijn wij op zoek naar een verantwoordelijke cursistenadministratie. Je werkt in het domein cursistenbeleid en je werkt nauw samen met de andere verantwoordelijke(n) cursistenadministratie onder leiding van de domeindirecteur cursistenbeleid, Greet Jansen.

Volume opdracht: Voltijds of opsplitsbaar in 2 halftijdse opdrachten.

Domeinspecifieke taken

▪ Je werkt samen met de domeindirecteur cursistenbeleid uniforme processen uit rond de werking van het secretariaat (inclusief het websecretariaat), inschrijvingen, (terug)betalingen, het aanmaken van cursussen, administratieve verwerkingen, klassement en archivering, werken met Wisa.

▪ Je bent de contactpersoon voor de instellingsbeheerder (samen met de Beleidsdirecteur cursistenbeleid) met betrekking tot aanvragen lesplaatsen/opleidingen, opvolgen en aanreiken administratieve documenten, opvolgen en laten oplossen van gesignaleerde fouten/problemen, nakijken van allerlei rapporten in functie van registratiefouten.

▪ Je overlegt met de andere verantwoordelijke(n) cursistenadministratie en met de directeur cursistenbeleid.

▪ Je overlegt op geregelde tijdstippen met regionale secretariaten. ▪ Je overlegt met de regiocoördinator waar nodig. ▪ Je overlegt met de administratieve verantwoordelijken per regio en stuurt ze aan.

▪ Je voert informele gesprekken met administratieve verantwoordelijken. ▪ Je werft secretariaatsmedewerkers aan (onder leiding van de domeindirecteur cursistenbeleid) in samenwerking met de administratief verantwoordelijke per regio en ondersteunt waar nodig bij het inwerken.

▪ Je organiseert vervangingen mee indien nodig. ▪ Je volgt de betreffende regelgeving op de voet. ▪ Je neemt deel aan relevante werkgroepen - zoals AHOVOKS, mijn onderwijs, Wisa - samen met de domeindirecteur cursistenbeleid.

▪ Je onderhoudt contacten met Wisa en volgt het systeem op samen met de domeindirecteur cursistenbeleid en met IT, je houdt sjablonen up-to-date en je volgt wijzigingen op.

▪ Je onderneemt acties met betrekking tot aan Wisa-gerelateerde pakketten/toepassingen zoals het Opleidingskompas en onze website.

▪ Je geeft opleiding over werkwijzen en vernieuwingen binnen de cursistenadministratie.

• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren

Aanbod

▪ Je salaris wordt bepaald volgens de barema’s van Onderwijs Vlaanderen.

Vergoedingen

▪ Woon-werkverkeer: abonnement openbaar vervoer, fietsvergoeding.

▪ Werk-werkverkeer: km-vergoeding auto/motorfiets, openbaar vervoer (fietsvergoeding indien proefproject schooljaar 2023-2024 wordt verlengd). Plaats van tewerkstelling

▪ Je werkplek en uurrooster worden in overleg met de domeindirecteur cursistenbeleid bepaald. ▪ Er is mogelijkheid tot telewerken in afspraak met je leidinggevende.

▪ Je bent bereid om je te verplaatsen naar de andere regio’s indien nodig.

Je functie is van toepassing voor het schooljaar 2024-2025, met kans op verlenging

Solliciteren

Greet Jansen
0476337541
greet.jansen@lbconderwijs.be