Functie

Konvert Office kijkt uit naar ervaren management assistant/ office manager voor een heel brede aansturende rol het leiden van de volledige commerciële binnendienst.

Je bent verantwoordelijk voor volgende domeinen budgettering - controlling - voorraden - schadegevallen - CRM systeem en algemene organisatorische taken.

1. Budget
 Opstellen van het maand- en jaarbudget door de verschillende productgroepen
 Zorg voor prognosecijfers
 Voorbereiding/herziening van marketingbudget
 Vaststellen van doelindicatoren op basis van het budget van de verkoopafdeling voor individuele verkopers, goedgekeurd door de bedrijfsleiding
 Controle van de realisatie van het budget, vergelijking van de geplande en werkelijke gegevens (inclusief prognosecijfers)

2. Controle
 Opstellen van en aanvullen op de rapporten van doelklanten (land, klant, prijs) contracten en klantgegevens, verkoopvoorwaarden
 Controle van klantenstambestanden en -gegevens
 Bijhouden van het centrale contractregister, bonusregelingen enz. in het boekhoudkantoor
 Productieplanning
 Controle van de leverdagen van openstaande orders
 Orderwijzigingen

3. Voorraden
 Voorraadniveaus bewaken

4. Vorderingen
 Controle van het claimproces, inkomende claims controleren en goedkeuren
 Controle van alle creditnota's samen met de redenen voor creditnota's

5. Variataken

Controle van de planning van zakenreizen en rapportage van de vertegenwoordiger

Dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse beoordeling van klantbezoeken

Voorbereiding van de sales meetings

Maandelijkse rapportering voor de directie

Zoals je kunt lezen een erg uitgebreid takenpakket met veel verantwoordelijkheden op verschillende niveau's.

Jouw profiel

Minimum 3 jaar werkervaring in een gelijkaardige functie

Boekhoudkundige kennis

Analytisch sterk

• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• De activiteiten van een team coördineren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren

Aanbod

Vaste aanwerving in een internationaal bedrijf, een mooie balans tussen uitdaging en bestaande procedures.

Met je ervaring kun je alle processen onder de loep nemen.

Je hebt zowel leidinggevende ervaring, je houdt van een zowel praktische, operationele als sturende rol.

Je houdt van cijfers, analyse en legt hiervoor de juiste ervaring voor naar diploma's of loopbaan.

Loonvoorstel op basis van jouw opgebouwde ervaringen - aangevuld met extra legale voordelen.

Solliciteren

Konvert Office Vlaanderen West
+32 56 20 67 41
West.office@konvert.be